Voorwaarden voor salons

Versie 1.1 · Laatst bijgewerkt 31 oktober 2026

Deze voorwaarden gelden als een salon ZalonFlow gebruikt. Lees ze voordat je de proefperiode start. Ze zijn bedoeld voor bedrijven; ZalonFlow wordt niet aan consumenten aangeboden.

1. Wie wij zijn

ZalonFlow is een dienst van NFlow Solutions, een eenmanszaak ingeschreven bij de Kamer van Koophandel (KVK) onder nummer 73838306, btw-nummer NL002463537B15, Gretha Hofstralaan 64, 3136 LS Vlaardingen (“wij”, “ons”). Contact: support@zalonflow.nl.

Met “jij” of “de salon” bedoelen we het bedrijf dat een ZalonFlow-account opent. “Klanten” zijn de mensen die bij de salon boeken.

2. Wanneer deze voorwaarden gelden

Deze voorwaarden vormen samen met de verwerkersovereenkomst de overeenkomst tussen jou en ons. Jouw eigen algemene voorwaarden gelden niet voor ZalonFlow. Is een deel van deze voorwaarden niet geldig, dan blijft de rest van kracht.

3. Account en gratis proefperiode

• Je krijgt een gratis proefperiode van 30 dagen. Om te beginnen zijn geen betaalgegevens nodig. Bij het openen van je account accepteer je deze voorwaarden en de verwerkersovereenkomst.
• Wil je ZalonFlow na de proefperiode blijven gebruiken, kies dan een abonnement en voeg een betaalmethode toe in de beheeromgeving. Doe je dat niet, dan eindigt de proefperiode: je boekingspagina neemt geen nieuwe boekingen meer aan, en we bewaren je gegevens 90 dagen zodat je alsnog verder kunt of ze kunt exporteren.
• Je zorgt dat de gegevens van je bedrijf juist zijn en houdt ze actueel.
• Je bepaalt wie in je salon een login krijgt en houdt inloglinks en apparaten veilig. Je bent verantwoordelijk voor wat er onder je account gebeurt.

4. Abonnementen, prijzen en betaling

• De abonnementen en prijzen staan op zalonflow.nl en in de beheeromgeving. Alle prijzen zijn exclusief 21% btw. Salons in een ander EU-land met een btw-nummer factureren we met btw verlegd.
• Je betaalt per maand of per jaar, vooraf. Betaling loopt via Stripe, met betaalkaart (credit- of debitcard), SEPA-incasso of iDEAL (waarmee een SEPA-incasso wordt ingesteld).
• Uitbreidingen, zoals WhatsApp-berichten, worden berekend tegen de prijs die in de beheeromgeving staat voordat je ze aanzet.
• We kunnen prijzen wijzigen met minstens 30 dagen vooraankondiging per e-mail. Een nieuwe prijs geldt vanaf je volgende factuurperiode. Ben je het er niet mee eens, dan kun je opzeggen voordat de wijziging ingaat.

5. Online betalingen van je klanten

• Online betalingen en QR-betalingen van je klanten gaan naar je eigen Stripe-account, onder de voorwaarden van Stripe. Wij houden nooit jouw geld vast.
• Per online betaling of QR-betaling rekenen we een platformvergoeding (nu €0,20). Bij een terugbetaling krijg je de platformvergoeding ook terug.
• Stripe rekent eigen transactiekosten. Die bepaalt Stripe en die betalen wij bij een terugbetaling niet terug.

6. Te late betaling

Mislukt een betaling van het abonnement, dan probeert Stripe het opnieuw en sturen we je een e-mail. Is de factuur 14 dagen na de vervaldatum nog niet betaald, dan neemt je boekingspagina geen nieuwe boekingen meer aan. Je kunt nog wel inloggen om te betalen en je gegevens te exporteren. Blijft de factuur nog 90 dagen onbetaald, dan kunnen we de overeenkomst beëindigen zoals beschreven in artikel 8.

7. Gratis inrichting

We richten je boekingssysteem gratis in: behandelingen, prijzen, roosters, ruimtes en je boekingspagina, op basis van de gegevens die je ons stuurt. Controleer het resultaat voordat je boekingen aanneemt; jij blijft verantwoordelijk voor je prijzen en teksten. Een salonwebsite valt niet onder de gratis inrichting en maken we pas nadat je een aparte offerte hebt geaccepteerd.

8. Looptijd en opzegging

• Maandabonnement: geen minimale looptijd. Je kunt op elk moment opzeggen in de beheeromgeving of per e-mail. De opzegging gaat in aan het einde van de maand waarvoor je al hebt betaald.
• Jaarabonnement: loopt een jaar en wordt telkens met een jaar verlengd, tenzij je vóór de verlengdatum opzegt. Wat je al voor het lopende jaar hebt betaald, wordt niet terugbetaald als jij opzegt. Zeggen wij op om eigen redenen (niet wegens een schending of te late betaling), of zeg jij op omdat je een prijs- of voorwaardenwijziging niet accepteert, dan betalen we het ongebruikte deel van de vooruitbetaalde periode terug.
• Wij kunnen de overeenkomst opzeggen met 30 dagen opzegtermijn, of direct als je deze voorwaarden ernstig schendt, ZalonFlow voor iets onwettigs gebruikt of niet betaalt zoals beschreven in artikel 6.
• Na het einde van de overeenkomst kun je je gegevens nog 90 dagen exporteren. Daarna verwijderen of anonimiseren we ze, behalve gegevens die we wettelijk moeten bewaren, zoals de administratie (7 jaar).

9. Jouw verantwoordelijkheden

• Gebruik ZalonFlow volgens de wet en alleen voor je eigen salon.
• Jij bepaalt je behandelingen, prijzen, betaal- en annuleringsregels, en jij bent verantwoordelijk voor de relatie met je klanten.
• Geef je klanten je eigen voorwaarden en privacyverklaring. ZalonFlow levert een voorbeeldtekst; die moet je controleren en aanpassen aan je salon.
• Sla gezondheidsinformatie over een klant (bijvoorbeeld zwangerschap of een blessure) alleen op met uitdrukkelijke toestemming van de klant, en alleen wat de behandeling nodig heeft. Sla geen andere gevoelige informatie op.
• Zet WhatsApp-berichten alleen aan voor mensen die daarmee hebben ingestemd. ZalonFlow stuurt alleen een WhatsApp-bericht als die toestemming is vastgelegd.
• Jij bent verantwoordelijk voor je eigen belasting, administratie en kassaverplichtingen. ZalonFlow helpt met bonnen, facturen en de dagafsluiting, maar is geen gecertificeerd kassasysteem en geeft geen belastingadvies.
• Probeer niet bij gegevens van andere salons te komen, de dienst te overbelasten of de beveiliging te testen zonder onze schriftelijke toestemming.

10. Jouw gegevens

De gegevens die jij en je klanten in ZalonFlow zetten, zijn van jou. Jij bent verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens van je klanten en medewerkers; wij verwerken ze voor jou op basis van de verwerkersovereenkomst, die je accepteert bij het openen van je account. Je kunt je gegevens op elk moment exporteren.

11. Beschikbaarheid en ondersteuning

• We doen ons best om ZalonFlow beschikbaar en goed werkend te houden, maar we kunnen niet garanderen dat het altijd beschikbaar of foutloos is. Het hangt af van internetverbindingen en van partijen zoals Cloudflare, Supabase, Stripe en Resend.
• Gepland onderhoud kondigen we waar mogelijk aan in de beheeromgeving.
• Ondersteuning gaat per e-mail in het Thais, Engels of Nederlands, op Nederlandse werkdagen.
• We blijven ZalonFlow verbeteren en kunnen functies wijzigen. Een hoofdfunctie van je betaalde abonnement halen we niet weg tijdens een periode waarvoor je al hebt betaald zonder je dat vooraf te laten weten.

12. Aansprakelijkheid

• Onze totale aansprakelijkheid is beperkt tot de abonnementskosten die je ons hebt betaald in de 12 maanden vóór de gebeurtenis die de schade veroorzaakte.
• We zijn niet aansprakelijk voor indirecte schade, zoals gederfde winst, gemiste inkomsten, gemiste boekingen of reputatieschade.
• We zijn niet aansprakelijk voor problemen door gebeurtenissen buiten onze macht, waaronder storingen bij internet-, hosting- of betaalpartijen.
• Deze beperkingen gelden niet bij schade door opzet of bewuste roekeloosheid van onze kant.
• Meld schade zo snel mogelijk schriftelijk, en uiterlijk 12 maanden nadat je die hebt ontdekt.

13. Intellectueel eigendom

ZalonFlow, de software en het ontwerp blijven van ons. Je krijgt het recht ZalonFlow voor je salon te gebruiken zolang de overeenkomst loopt. Je logo, foto's en teksten blijven van jou; je geeft ons het recht ze te gebruiken om de dienst te leveren, bijvoorbeeld op je boekingspagina.

14. Wijziging van deze voorwaarden

We kunnen deze voorwaarden wijzigen. We laten je wijzigingen minstens 30 dagen voordat ze ingaan per e-mail weten. Ben je het er niet mee eens, dan kun je vóór die datum opzeggen.

15. Recht en geschillen

Op deze overeenkomst is Nederlands recht van toepassing. We proberen een meningsverschil eerst samen op te lossen. Lukt dat niet, dan beslist de rechtbank Rotterdam. Deze voorwaarden zijn ook in het Engels en Thais gepubliceerd; bij verschil geldt de Engelse tekst.