Verwerkersovereenkomst
Deze verwerkersovereenkomst hoort bij de voorwaarden voor salons. Ze voldoet aan artikel 28 van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). De salon accepteert haar bij het openen van het ZalonFlow-account, voordat er klantgegevens worden verwerkt. We leggen vast welke versie door wie en wanneer is geaccepteerd.
1. Partijen en rollen
De salon die ZalonFlow gebruikt, is verwerkingsverantwoordelijke. NFlow Solutions (KVK 73838306, Gretha Hofstralaan 64, 3136 LS Vlaardingen), die ZalonFlow levert, is verwerker. Begrippen als “persoonsgegevens”, “verwerking” en “datalek” hebben de betekenis uit de AVG.
2. Onderwerp en duur
We verwerken persoonsgegevens alleen om ZalonFlow aan de salon te leveren, zoals beschreven in bijlage 1. Deze overeenkomst loopt zolang we persoonsgegevens voor de salon verwerken.
3. Instructies
- We verwerken persoonsgegevens alleen op schriftelijke instructie van de salon. De instellingen en handelingen van de salon in ZalonFlow, de voorwaarden en deze overeenkomst zijn die instructies.
- We gebruiken de gegevens van de salon niet voor eigen doeleinden. Verwerkingsverantwoordelijke zijn we alleen voor wat nodig is om de dienst veilig te laten draaien: facturatie aan de salon, beveiligingslogs en kortlopende bescherming tegen misbruik (zie onze privacyverklaring).
- Verplicht de wet ons gegevens anders te verwerken, dan melden we dat eerst aan de salon, tenzij de wet dat verbiedt.
- Vinden we dat een instructie in strijd is met de AVG, dan laten we dat de salon weten.
4. Geheimhouding
Iedereen die voor ons werkt en toegang heeft tot de gegevens van de salon, heeft een geheimhoudingsplicht. Ons team opent de beheeromgeving van een salon alleen voor ondersteuning of op verzoek van de salon, en elke toegang wordt vastgelegd in het auditlog.
5. Beveiliging
We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om de gegevens te beschermen, zoals beschreven in bijlage 2. We mogen die maatregelen verbeteren, zolang het beschermingsniveau niet daalt.
6. Subverwerkers
- De salon geeft algemene toestemming voor de subverwerkers in bijlage 3.
- We melden de salon per e-mail minstens 30 dagen van tevoren als we een subverwerker toevoegen of vervangen. De salon kan om een goede reden bezwaar maken; lossen we het bezwaar niet op, dan kan de salon de overeenkomst beëindigen voordat de wijziging ingaat.
- Elke subverwerker heeft minstens even strenge verplichtingen als deze overeenkomst. Wij blijven voor hen verantwoordelijk.
7. Doorgifte buiten de EER
De database staat in de Europese Unie. Verwerkt een subverwerker gegevens buiten de Europese Economische Ruimte, dan is die doorgifte beschermd door een adequaatheidsbesluit (zoals het EU-VS Data Privacy Framework) of door de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.
8. Hulp aan de salon
- Verzoeken van betrokkenen: ZalonFlow geeft de salon middelen om de gegevens van een klant in te zien, te verbeteren, te exporteren en te anonimiseren. Neemt iemand rechtstreeks contact met ons op, dan sturen we het verzoek zonder vertraging door naar de salon en beantwoorden we het niet zelf, tenzij de salon ons dat vraagt.
- Overige plichten: we helpen de salon, voor zover redelijk, met beveiliging, gegevensbeschermingseffectbeoordelingen (DPIA) en vragen van de toezichthouder.
9. Datalekken
Ontdekken we een datalek dat gegevens van de salon raakt, dan informeren we de salon zonder onnodige vertraging en uiterlijk 48 uur na ontdekking. We vertellen wat er is gebeurd, welke gegevens en personen het betreft, wat de waarschijnlijke gevolgen zijn en wat we eraan doen, en we houden de salon op de hoogte. De salon beslist of de toezichthouder en de betrokkenen worden geïnformeerd.
10. Einde van de overeenkomst
Na het einde van de overeenkomst kiest de salon: de salon kan zijn gegevens exporteren en ons vragen ze direct te verwijderen, of de standaardtermijn van 90 dagen gebruiken om ze te exporteren. Daarna verwijderen of anonimiseren we de persoonsgegevens. Back-ups worden binnen 30 dagen overschreven. Gegevens die de salon wettelijk moet bewaren, zoals de administratie, bewaren we de wettelijke termijn (7 jaar), waar mogelijk zonder namen van klanten, en daarna verwijderen we ze.
11. Audits
We geven de salon de informatie die nodig is om aan te tonen dat deze overeenkomst wordt nageleefd. De salon mag op eigen kosten een audit laten uitvoeren, hooguit één keer per jaar en met minstens 30 dagen vooraankondiging, door een onafhankelijke auditor met geheimhoudingsplicht. Een extra audit is mogelijk na een datalek of als de toezichthouder daarom vraagt. De audit mag onze dienst niet verstoren en geen gegevens van andere salons blootleggen.
12. Aansprakelijkheid en rangorde
De aansprakelijkheidsregels uit de voorwaarden voor salons gelden ook voor deze overeenkomst. Spreken deze overeenkomst en de voorwaarden elkaar tegen over persoonsgegevens, dan gaat deze overeenkomst voor. Nederlands recht is van toepassing. Bij verschil tussen de Engelse, Nederlandse en Thaise tekst geldt de Engelse.
Bijlage 1: Gegevens van de verwerking
| Betrokkenen | Persoonsgegevens | Doel | Bewaartermijn |
|---|---|---|---|
| Klanten van de salon | Naam, e-mail, telefoonnummer, taal, boekingen en bezoekgeschiedenis, notities van de salon, betaalde bedragen | Afspraken, herinneringen, het klantdossier van de salon | Tot de bewaartermijn van de salon na het laatste bezoek (standaard 24 maanden), daarna automatisch geanonimiseerd |
| Klanten die online betalen | Bedrag, betaalmethode, Stripe-betaalreferentie (geen kaartnummers) | Betalingen, aanbetalingen, terugbetalingen | 7 jaar, met de administratie |
| Kopers en ontvangers van cadeaubonnen en pakketten | Naam, e-mail, bericht, code, saldo | Verkopen en inwisselen van bonnen en pakketten | Tot de bon of het pakket verloopt, en de verkoop 7 jaar |
| Klanten op bonnen en facturen | Naam en, bij zakelijke klanten, bedrijfsgegevens | Bonnen, facturen, dagafsluiting | 7 jaar, daarna verwijderd |
| Klanten en medewerkers die berichten ontvangen | E-mailadres of telefoonnummer en het bericht | Bevestigingen, herinneringen en meldingen per e-mail, en per WhatsApp alleen aan mensen van wie de salon de toestemming heeft vastgelegd | Inhoud e-mail 90 dagen; WhatsApp-nummer bij berichten 1 jaar; verzendgegevens met de administratie |
| Medewerkers (therapeuten) | Naam, pincode voor inklokken (gehasht opgeslagen), diensten, commissies, fooien en voorschotten | Roosters, wachtrij van therapeuten, uitbetalingsoverzichten | Uitbetalingsoverzichten 7 jaar; diensten zoals boekingen |
| Medewerkers met een login | Naam, e-mail, taal, apparaatadres voor pushmeldingen | Toegang tot de beheeromgeving, meldingen | Zolang de persoon toegang heeft; pushadressen na 6 maanden zonder gebruik verwijderd |
| Personen op de salonwebsite | Foto en korte tekst van therapeuten; naam en tekst van reviews | De eigen website van de salon | Tot de salon ze verwijdert |
Bijzondere persoonsgegevens: salons mogen gezondheidsinformatie noteren die van belang is voor een behandeling, zoals zwangerschap of een blessure. Dat zijn bijzondere persoonsgegevens (AVG artikel 9): de salon mag ze alleen opslaan met uitdrukkelijke toestemming van de klant en alleen wat de behandeling nodig heeft. ZalonFlow toont een waarschuwing bij het notitieveld. Andere gevoelige gegevens mogen niet worden ingevoerd.
Bijlage 2: Beveiligingsmaatregelen
- Database en bestanden opgeslagen in de Europese Unie (Frankfurt); gegevens versleuteld tijdens verzending (TLS) en in opslag door de databasepartij.
- De gegevens van elke salon zijn op databaseniveau gescheiden (row-level security), gecontroleerd met automatische tests.
- Inloggen zonder wachtwoord met eenmalige links; alleen uitgenodigde personen kunnen inloggen; sessiecookies zijn httpOnly.
- Ons eigen team logt in met twee stappen, en toegang is beperkt tot wat ieder nodig heeft.
- Een auditlog dat alleen kan worden aangevuld legt toegang voor ondersteuning en belangrijke handelingen vast (2 jaar bewaard).
- Geen kaartgegevens opgeslagen: kaartbetalingen worden door Stripe verwerkt.
- Botbescherming en limieten op openbare formulieren; serverlogs bevatten geen e-mailadressen, telefoonnummers of privélinks.
- Automatische dagelijkse taken anonimiseren of verwijderen gegevens aan het einde van hun bewaartermijn.
- Back-ups door de databasepartij, binnen 30 dagen overschreven, en een geteste export van de gegevens van een salon.
Bijlage 3: Subverwerkers
| Subverwerker | Dienst | Locatie |
|---|---|---|
| Supabase | Database, bestandsopslag, inloggen | Gegevens opgeslagen in de EU (Frankfurt); bedrijf in Singapore en de VS, toegang voor ondersteuning onder standaardcontractbepalingen |
| Cloudflare | Hosting van de app, botbescherming | Wereldwijd netwerk; EU-VS Data Privacy Framework / standaardcontractbepalingen |
| Stripe | Facturatie van het eigen abonnement van ZalonFlow. Klantbetalingen lopen onder de eigen overeenkomst van de salon met Stripe; daarvoor is Stripe niet onze subverwerker | EU en VS; Data Privacy Framework / standaardcontractbepalingen |
| Resend | E-mails versturen | VS; Data Privacy Framework / standaardcontractbepalingen |
| Meta Platforms Ireland | WhatsApp-berichten (alleen met de WhatsApp-uitbreiding) | EU en VS; standaardcontractbepalingen |
| DeepL | Vertaling van eigen teksten van de salon (alleen als het aanstaat; geen klantgegevens) | EU (Duitsland) |